Comment bien choisir ses outils de dématérialisation ?
Vous avez besoin de dématérialiser vos factures clients vers les collectivités et établissements publics, vos factures inter-entreprises, vos devis et contrats de travail,… mais vous ne savez pas par quel bout commencer ? LC2i Conseil accompagne les entreprises et les collectivités publiques pas à pas, dans la sélection de leurs outils de démat’ et de sécurisation des données.
Comme pour une imprimante, (Nos Solutions d’impressions) le choix d’un logiciel de dématérialisation ne s’improvise pas. Il dépend d’un certain nombre de paramètres et d’usages tels que la volumétrie des documents à dématérialiser, l’environnement de la société, l’existence d’un cadre juridique spécifique à respecter…
Dématérialiser pour sécuriser vos données
Réalisation d’un état des lieux pour proposer une solution adaptée
Pour proposer la solution de dématérialisation qui vous correspondra le mieux, il est nécessaire de mettre à plat les processus de travail. LC2i Conseil accompagne les sociétés et établissements publics dans la réalisation de cet état des lieux de l’existant. Cela passe par l’étude du fonctionnement de la structure, de ses méthodes de travail, la mise en évidence d’éventuelles incohérences… L’objectif est de simplifier les procédures tout en respectant les obligations légales et les projets de développement de votre organisation à 3, 4 ou 5 ans.
Dématérialiser permet de réduire de 25% les coûts de traitement
Destinée à optimiser le fonctionnement de la structure, la dématérialisation permet de diminuer les coûts de traitements et de gagner du temps. Selon l’association Apeca* qui travaille sur la dématérialisation de la chaîne de la dépense publique, l’envoie d’une simple facture électronique permet de diminuer les coûts de traitement d’environ 25 %.
Une entreprise ou une collectivité peut dématérialiser un certain nombre de documents comme ses courriers, bons de commande, devis, factures clients ou fournisseurs, contrats de travail, bulletins de paie.
*Association des Professionnels Européens de la Carte d’Achat et de la Transaction dématérialisée
Depuis le 1er janvier 2019, la législation a permis de mieux encadrer les coffres forts numériques et de sécuriser les données.
Les solutions proposées par LC2i Conseil sont adaptées aux besoins et au fonctionnement de chaque entreprise ou collectivité. Les documents numériques, de type « base de données », peuvent être traités par des systèmes appelés GED (gestion électronique de documents). Ces systèmes permettent de stocker, gérer, sécuriser et assurer la traçabilité de vos documents.
Conformément à la législation et au Règlement général sur la protection des données (GRPD), seules les personnes disposant des droits administrateurs ont la possibilité d’accéder aux données numérisées, de procéder à des recherches et d’effectuer des suppressions. En utilisant une solution GED, hébergée dans un Datacenter sécurisé et certifié ISO 27001, il est possible d’identifier, de bloquer et de signaler immédiatement qu’une tentative de violation de données a été entreprise.
Le stockage des données est, selon les besoins, hébergé dans vos locaux, sur un serveur dédié ou réalisé en mode SaaS (Software as a Service). Ce dernier mode offre l’avantage aux structures de s’abonner à un logiciel hébergé sur un serveur extérieur. Ce qui peut s’avérer utile en cas de sinistre dans ses locaux.